Vous voulez réaliser un livret au format A5 à partir de feuilles au format A4 ? Word s'occupe de tout ! Laissez-vous guider pour mettre en page un document, l'imprimer en recto-verso et l'agrafer afin d'en faire un petit livre.

Comme beaucoup, vous utilisez certainement Word pour produire des documents et les imprimer en recto sur des feuilles A4, le format standard du papier. Mais vous aimeriez peut-être aussi pouvoir réaliser de temps à autre un livret ou un petit livre dans une taille plus réduite, comme le A5, qui correspond exactement à la moitié homothétique du A4, avec des pages imprimées en recto-verso. Et c'est tout à fait possible avec Word, qui dispose de toutes les fonctions nécessaires à travail digne d'un imprimeur !

Concevoir un petit livre dans Word n'a rien de bien compliqué. Bien sûr, l'idéal serait de commencer par fixer la taille en centimètres de vos pages. Si vous vous en souciez trop tard, il faudra vérifier toute la présentation du document – ce qui vous fera perdre du temps mais n'a rien d'insurmontable. Non, la véritable difficulté réside dans l'impression, quand on veut imprimer un petit livre en pliant en deux la feuille : par exemple pour produire un livret au format A5 imprimé sur des feuilles A4 pliées en deux, ou un livre A4 imprimé sur du papier A3 plié en deux. Dans ces cas précis, pas question d'imprimer à la suite les pages 1, 2, 3, 4, 5… même en recto verso, du moins pas sans avoir d'abord coché une option spéciale dans votre logiciel. Car, on va le voir, l'ordre d'impression des pages n'a rien de naturel. Mais avec les traitements de texte comme Word et les logiciels de PAO, vous n'aurez pas à vous en préoccuper. Rédigez votre document comme d'habitude, l'application gérera cette impression particulière pour vous.

Notre fiche pratique vous permettra soit de produire le document Word avec votre imprimante personnelle sur papier A4, pour agrafer ensuite le livret à l'aide d'une agrafeuse à bras long, soit de générer dans Word un fichier PDF que vous ferez imprimer par un professionnel, ou que vous imprimerez sur votre imprimante au bureau. Même d'anciennes versions de Word pour Windows et Word pour Mac feront l'affaire pour réaliser un tel booklet A5. En revanche, la version gratuite, Word pour le Web, ne comporte pas les options présentées ici.

Si vous comptez faire imprimer et relier votre document par une boutique de reprographie et d'impression numérique, ses conseils priment sur les nôtres : demandez-lui le plus en amont possible comment procéder, car les paramétrages d'impression ont une incidence sur la présentation de votre document (marges de sécurité, deux fichiers séparés pour la couverture et le reste du livret, résolution des images, fonds colorés, etc.). Certains professionnels acceptent les fichiers au format Word, mais tous vous conseilleront – voire exigeront – de convertir le fichier Word en PDF, une opération très facile que nous vous expliquons aussi.

Précisons que les professionnels de la presse, de l'édition et de la communication n'utilisent pas Word pour ce genre de travaux, ils lui préfèrent un logiciel spécialisé de PAO comme InDesign ou QuarkXPress, mieux adapté pour la mise en page de publications sophistiquées.

Pourquoi imprimer des pages A5 sur du papier A4 ?

Bien que votre imprimante personnelle A4 soit capable d'imprimer directement sur des ramettes plus petites de papier A5 (21 x 14,8 cm), pour fabriquer de A à Z votre livret au format A5, il est plus pratique d'utiliser du papier A4 (21 x 29,7 cm). Quand vous pliez en deux une feuille A4 dans son sens le plus long, vous obtenez deux feuilles A5. Vous pourrez donc agrafer votre livret au niveau de la pliure.

Une feuille A4 imprimée en recto verso comporte 4 pages A5. Ci-dessous, voici comment sera imprimé un livret de 8 pages. Vous constatez que la première feuille A4 imprimée contient les pages 1-2-7-8 (ou plus exactement 8-1 au recto, et 2-7 au verso), et la deuxième feuille A4 contient les pages 3-4-5-6 (6-3 au recto et 4-5 au verso). Vous n'aurez évidemment pas à rédiger les pages de votre document dans cet ordre ! Composez votre document comme d'habitude, Word va s'occuper de tout, que votre livret fasse 8 pages, 17 pages, 35 pages ou même plus.

En revanche, notez que puisque chaque feuille A4 comporte 4 pages A5, le nombre total de pages du livret sera obligatoirement un multiple de 4. Et si votre document ne fait, par exemple, que 6 pages ? Word partira alors d'office sur un "8 pages" et laissera vides les deux dernières pages A5 (7 et 8). Ce n'est pas un problème, sauf si vous comptiez écrire du texte sur la dernière page du livret, que l'on appelle la "quatrième de couverture" – celle que vous lisez chez le libraire et qui présente l'ouvrage ou l'auteur.

Dans ce cas, vous devrez insérer autant de pages vides que nécessaire afin que la dernière page, celle contenant le résumé de l'ouvrage, se retrouve bien en page 8, ou 12, ou 16… bref, en quatrième de couverture.

Autre point à régler : la mise en page du document. L'idéal serait de partir d'un document vierge, de prendre conseil auprès du professionnel qui va l'imprimer si c'est le cas, de paramétrer ses exigences (et/ou les nôtres) dans Word, puis de commencer à rédiger. Mais le plus souvent, on fait l'inverse : on fignole son document et on se pose la question de l'impression après ! Or, rappelons-le, quand on passe les options de mise en page du format A4 au format A5, la page n'est pas mise à l'échelle. Un texte écrit en corps 12 reste en corps 12, donc écrit aussi gros ; s'il occupait une page entière en A4, il en occupera au moins deux en A5. Et un tableau qui s'affichait correctement sur une largeur de 21 cm (A4, portrait) risque d'être tronqué sur une largeur de 14,8 cm (A5, portrait). Si vous avez soigné la présentation pour des pages au format A4, le fait de passer à un format de page plus petit aura fatalement des conséquences inattendues sur le nombre de pages imprimées, la mise en page du texte, la lisibilité des tableaux, des graphiques, etc. Il faudra donc revoir avec beaucoup d'attention la mise en page.

Comment créer un livret ou un livre avec Word ?

Modifiez les options de mise en page de tout le document. Si votre fichier Word comporte plusieurs sections, pour parvenir au but, toutes doivent être en mode portrait et au format de page A4 (ou au format A3 si vous disposez d'une imprimante A3 et que vous souhaitez imprimer un livre à agrafer au format A4). Il peut également être utile de sélectionner tout le document (Ctrl+A sur PC, Cmd+A sur Mac) avant de modifier les options de mise en page.

► Dans Word, sous l'onglet Mise en page, cliquez sur Marges puis, tout en bas, sur Marges personnalisées.

► Sous l'onglet Marges, dans la liste déroulante Afficher plusieurs pages, choisissez Disposition Livre.

► En Disposition Livre, l'orientation change automatiquement en mode Paysage dans Word pour Windows, vous le constatez dans la zone Aperçu. Dans Word pour Mac, l'aperçu vous montre que la feuille reste en mode portrait, pressez le bouton Format d'impression pour passer en orientation Paysage.

► Sur Mac et PC, conservez le choix proposé Feuillets par livret : Tous afin de ne pas vous compliquer la vie pour un petit livret agrafé par vos soins. Si votre document comporte vraiment beaucoup de pages A5, il est possible de le diviser en plusieurs livrets à imprimer (le pliage des pages A4 devient certes plus facile), mais qu'il faut ensuite rassembler en un seul livre : indiquez dans ce cas le nombre de pages à imprimer par livret.

► Dans la boîte de dialogue, avec une Disposition Livre, les marges Gauche/Droite s'appellent Intérieur et Extérieur. Ajustez ces marges si nécessaire.

► Augmentez au besoin la Reliure, par exemple à 0,5 cm. Cette marge de reliure vient s'ajouter à la marge intérieure, en page de gauche comme en page de droite, pour éviter que le texte ne soit masqué par la reliure.

► Dans l'onglet Papier, vérifiez que le Format du papier choisi est bien A4.

► Pressez OK pour confirmer vos choix.

► Si votre document A4 comportait déjà du texte et d'autres éléments, une page étant maintenant deux fois plus petite, le document fait environ deux fois plus de pages. Et surtout, la présentation doit être un peu chamboulée ! Vérifiez la mise en page des tableaux, la taille des images, la pertinence de conserver du texte sur deux colonnes, etc.

► Si vous souhaitez ajouter des pages blanches dans votre livret, ajoutez des sauts de page en pressant Ctrl+Entrée dans Windows ou Cmd+Entrée sur Mac. Les sauts de page vous serviront par exemple à laisser vierge la "deuxième de couverture", ou pour imprimer un texte en "quatrième de couverture". Pour visualiser et éventuellement supprimer les sauts de page que vous avez insérés, sous l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton ¶ qui vous montre les marques de paragraphe, les sauts de page et de section, les caractères invisibles.

► Reportez-vous à notre fiche pratique pour numéroter les pages et modifier les en-têtes et pieds de page d'un document Word. Si vous demandez une numérotation des pages avec un numéro centré dans le pied de page, vous n'aurez pas besoin de gérer deux pieds de page : l'un avec un alignement du numéro à gauche pour les pages paires, l'autre aligné à droite pour les pages impaires.

Comment imprimer un livret ou un livre avec Word ?

Une fois les options de mise en page fixées comme vu plus haut (Disposition Livre, etc.), vous pourrez soit imprimer le document sur votre imprimante personnelle, soit générer un fichier PDF à fournir à une boutique de reprographie ou à imprimer sur une autre imprimante. Nous allons voir les deux cas. Notez que dans la boîte de dialogue Fichier > Imprimer de Word, la zone Aperçu ne montre pas l'ordre réel d'impression des pages : seule une impression sur papier ou la génération d'un fichier PDF vous montrera l'ordre dans lequel s'enchaînent les pages. Générer un PDF avant de lancer une véritable impression est donc intéressant pour vérifier que vos réglages sont bons, et éviter de gâcher de l'encre et du papier…

Nous vous indiquons la démarche pour l'impression d'un booklet A5 sur du papier A4, mais le principe est exactement le même pour un livre A4 imprimé sur papier A3 plié en deux.

Imprimer un livret au format A5 sur papier A4 avec Word

Après avoir choisi la Disposition Livre dans les options de mise en page, puis vérifié la présentation de votre document, lancez l'impression dans Word pour Windows ou macOS…

► Dans Word, choisissez Fichier > Imprimer.

► Si votre imprimante accepte le recto verso, choisissez Impression recto verso/Retourner les pages sur le plus petit côté.

► Si votre imprimante n'accepte pas l'impression recto verso mais que la boîte de dialogue vous propose l'option Imprimer manuellement en recto verso, choisissez celle-ci. Vous devrez retourner vous-même le paquet de feuilles A4 imprimées quand le pilote d'impression Windows ou l'écran de l'imprimante vous le demanderont. Suivez les conseils affichés par le message pour retourner le paquet de feuilles sur son plus petit côté, et le replacer dans le bac.

► Sur Mac, notamment, si l'option recto verso est grisée dans la boîte de dialogue d'impression, essayez Gestion du papier > Pages à Imprimer > Pages impaires uniquement. Imprimez ces pages, remettez le paquet de feuilles dans le bac et lancez Pages paires uniquement.

Créer le PDF d'un livret au format A5 avec Word

Word vous permet de créer un fichier PDF de trois différentes manières : via la commande Fichier > Enregistrer sous, ou via Fichier > Exporter, ou via Fichier > Imprimer. C'est cette dernière solution que nous privilégions.

► Dans Word, sous Windows 10 ou 11, choisissez Fichier > Imprimer.

► Choisissez le pilote Microsoft Print to PDF dans la liste (ou tout autre pilote d'impression de PDF, comme celui de PDFCreator Free ou de PDF24 s'il est installé sur votre PC).

► Conservez une Impression recto de toutes les pages.

► En pressant le bouton Imprimer, confirmez "l'impression", c'est-à-dire ici la génération du fichier PDF. Word vous demande de préciser le nom et l'emplacement du fichier PDF qu'il va créer.

► Dans Word pour Mac, choisissez Fichier > Imprimer. Conservez une impression recto de toutes les pages. Pressez le bouton PDF et choisissez Enregistrer au format PDF. Indiquez un nom de fichier.

Comment agrafer un livret au format A5 ?

Avec une agrafeuse, tout simplement ! Mais une agrafeuse spéciale, avec un bras assez long si vous souhaitez agrafer les feuilles dans la pliure.

► Dans un moteur de recherche comme Google ou sur votre site de vente en ligne favori, faites une recherche sur agrafeuse long bras ou agrafeuse bras long.

► La plupart des modèles coûtent de 15 à 30 euros TTC, livrés avec quelques milliers d'agrafes.

► La graduation et la présence d'un taquet d'arrêt sur le bras facilitent le réglage et le positionnement du papier.

► Le bras long signifie que l'agrafeuse a par exemple une profondeur d'insertion – ou profondeur de gorge – d'une trentaine de centimètres, soit largement assez pour l'agrafage de feuilles A4 pliées en deux (14,8 cm de large pour le format A5), voire pour des feuilles A3 pliées en deux. Attention, certains modèles d'agrafeuses semblent avoir un bras long sur la photo mais n'ont en fait qu'une faible profondeur d'insertion (par exemple de 7 cm), qui ne conviendra pas pour votre livret A5.

► Important aussi : vérifiez la capacité d'agrafage du produit, par exemple jusqu'à 12 feuilles ou 25 feuilles ou plus. Cette "épaisseur" maxi vaut pour du papier "80 grammes" classique, celui des ramettes de papier A4 qu'on trouve partout. La capacité d'agrafage permise varie donc : selon le papier ou carton choisi, selon le modèle d'agrafeuse, mais aussi selon les agrafes compatibles choisies. Par exemple des agrafes 26/8 font 8 millimètres de hauteur dans le chargeur ; elles sont censées agrafer jusqu'à 50 feuilles, votre livret pourrait donc comporter jusqu'à 200 pages A5 (50 feuilles A4 de 4 pages A5 chacune). Des agrafes 26/6 agrafent, elles, jusqu'à 25 feuilles A4, donc pour un livret de 100 pages au format A5.

► Achetez en même temps l'agrafeuse et les agrafes suggérées (environ 2 € TTC la boîte de 1 000). Ou choisissez un modèle vendu avec plusieurs milliers d'agrafes.

Comment ne réimprimer que quelques pages d'un livret au format A5 ?

Vous avez modifié une seule page d'un document de 40 pages A5 déjà imprimées ? Quand vous activez la Disposition Livre dans les options de mise en page, Word pour Windows n'autorise pas l'impression d'une partie du document seulement, l'option est grisée. Mais si toutes les pages qui suivent n'ont pas subi de décalage (vous avez juste ajouté un "s"), inutile de tout réimprimer. Générez un PDF avec Word et imprimez les pages utiles avec un lecteur de PDF gratuit comme Adobe Reader (l'opération fonctionne avec d'autres lecteurs de PDF). Si vous souhaitez suivre nos conseils pas à pas, installez Adobe Reader.

Installer Adobe Acrobat Reader pour Windows et macOS

► Ouvrez dans Word votre document, en conservant les mêmes options que lorsque vous l'aviez imprimé (Disposition Livre, etc.).

► Dans Word pour Windows, lancez la commande Fichier > Imprimer puis choisissez l'imprimante Microsoft Print to PDF. Vérifiez qu'il s'agit bien d'une impression Recto uniquement et pressez le bouton Imprimer. Indiquez un nom de fichier pour le fichier PDF qui va être généré.

► Dans Word pour Mac, lancez la commande Fichier > Imprimer et pressez le bouton PDF > Enregistrer au format PDF. Indiquez un nom de fichier.

► Sur Mac et PC, ouvrez le fichier PDF dans le lecteur de PDF de votre choix, par exemple Adobe Reader.

► Dans Adobe Reader, lancez l'impression via la commande Fichier > Imprimer.

► Dans la fenêtre d'impression, vérifiez qu'il s'agit bien de papier au format A4.

► Indiquez les 2 pages A4 à imprimer : tapez par exemple 7-8 pour n'imprimer que la feuille A4 contenant les pages 34-7-8-33 d'un livret A5 de 40 pages.

► Sous la section Dimension et gestion des pages, gardez enfoncé le bouton Taille (et non le bouton Livret). Cochez la case Imprimer en recto verso, l'option Retourner sur les bords courts et l'orientation Paysage avant de lancer l'impression.

Comment imprimer un livret avec un modèle Word ?

Notre fiche pratique vous donne les clés pour personnaliser votre document et maîtriser entièrement sa présentation. Word propose également quelques modèles de documents de type livrets qui, dans certains cas, pourraient vous faire gagner du temps. La présentation des modèles est bien léchée, mais dans le cas d'un livret, pas sûr que vous y soyez gagnant(e). Vous devrez rédiger votre document dans l'ordre d'impression des pages ! Donc 8-1-2-7-6-3-4-5 pour un livret de 8 pages. Si vous utilisez l'un de ces modèles, oubliez tous les conseils de notre fiche pratique : le texte d'exemple en français inscrit dans le livret vous indiquera comment adapter cet exemple à vos préférences.

► Dans Word, choisissez Fichier > Nouveau.

► Tapez le mot livret dans le champ de recherche.

► Word vous présente quelques rares modèles correspondant à des livrets. Cliquez sur l'un d'eux pour le télécharger.

► Dans le champ de recherche, essayez aussi une requête sur le mot clé brochure. Beaucoup des brochures proposées correspondent en fait à un dépliant commercial – une page A4 recto verso pliée en trois, cela pourrait aussi vous être utile ! –, et quelques-uns correspondent à un livret imprimé sur des feuilles A4 qu'on plie en deux (mais sans utiliser la Disposition Livre).

► Si vous trouvez des modèles de documents Word sur des sites Web, par exemple via une recherche Google, Word vous alertera à l'ouverture qu'il s'agit de fichiers "à risque" car provenant d'Internet. Il n'a pas tort, vous ne devriez ouvrir dans Word que des modèles Office provenant de sites de confiance. Si, en plus, Word vous prévient que le modèle comporte des macros (donc un programme potentiellement malveillant), sauf absolue certitude, annulez l'ouverture et supprimez le fichier de votre disque dur.

► Les fichiers modèles de Word se terminent par l'extension .dotx. Les fichiers modèles de Word comportant des macros se terminent par l'extension .dotm. Cette extension n'est visible que si, dans l'Explorateur de fichiers de Windows, onglet Affichage, vous avez coché la case Extensions de noms de fichiers.

► Quand vous double-cliquez sur un modèle de document Word dans l'Explorateur de fichiers, Word s'ouvre et crée un document Word basé sur ce modèle. Toutes les modifications apportées à ce nouveau document ne modifient aucunement le modèle originel. Un nouveau double clic sur le fichier modèle recréera un document tout neuf.