Modèles de documents en ligne : gagner du temps et éviter les pièges

On trouve sur Internet une foule de sites qui proposent des modèles de documents à destination des entreprises. De la lettre type d'embauche au bail commercial, on trouve les documents les plus simples comme les plus techniques. Bien sûr, cela permet aux responsables de petites entreprises de gagner un temps précieux. Toutefois, il convient de prendre garde aux documents que l'on utilise.

Les lettres types

Ce sont les documents que l'on trouve le plus facilement. Ils peuvent être gratuits ou payants en fonction du site qui les propose.

Leur intérêt principal est de mettre à la disposition de tout un chacun des trames fiables pour des courriers formels destinés à l'administration, aux employés à des tiers ...

Ces documents trouvent tout leur intérêt dans le cadre de petites entreprises ne disposant pas d'une secrétaire ou dans laquelle le responsable assure tout l'administratif. La rédaction de courriers officiels est un métier à part entière et se lancer dans des démarches administratives sans en connaître les bases peut être déstabilisant.

Le choix de la source de ces lettres types est primordiale. Il est donc conseillé de prendre le temps de choisir son fournisseur, de comparer les prix et l'offre. Certains sites proposent des abonnements qui permettent de télécharger autant de documents qu'on le souhaite. Cela peut être intéressant à condition d'avoir une importante consommation de documents différents.

Les lettres types que l'on peut trouver :

• Vie de l'entreprise :
  • Déclaration de sinistre
  • Résiliation d'assurance
  • Notification de vente d'un véhicule...
• Finance et gestion :
  • Procuration bancaire
  • Opposition sur chéquier
  • Contestation de frais bancaires...
• Ressources humaines :
  • Reçu pour solde de tout compte
  • Rupture amiable d'un CDI ou CDD
  • Certificat de travail...
• Commercial
  • Relances client
  • Demande de délai de paiement
  • Mise en demeure de livraison...
• Relations services publiques
  • Demande de délai de paiement de cotisations sociales
  • Demande de délai pour les déclarations d'impôts
  • Recherche d'antériorité d'un nom commercial...

Exemples de site :

medelelettretype.com : gratuit
secretaire-online.fr : payant

Documents types relatifs à la vie de l'entreprise

Créer, vendre, transformer son entreprise est souvent un casse tête administratif pour un dirigeant. Les documents sont parfois compliqués et se tromper pourrait avoir des conséquences importantes.

Comme pour les lettres types, on peut trouver sur le Web des documents types qui facilitent grandement la tâche. En plus des documents individuels, certains sites proposent des e-books comprenant l'ensemble des documents types pour une démarche donnée ainsi que des notices d'utilisation et des conseils.

Quelques documents qui pourront être utiles :

• Déclaration de non-condamnation
• Déclarer son existence
• Domicilier provisoirement son entreprise chez soi
• Demande d'affiliation URSSAF
• Actes de cession de parts SARL
• Formalités de dissolution
• Statuts types d'une société en nom collectif

Exemple de site :
modeledoc
documents.fr
On peut effectuer certaines de ces formalités en ligne depuis les sites publics

Les contrats types

Si les documents traités ci-dessus sont assez génériques, les contrats le sont beaucoup moins.

Il convient donc d'être beaucoup plus vigilant quant à l'utilisation de contrats types trouvés sur le Web. Ces documents peuvent être précieux à utiliser comme trame ou base de travail pour l'élaboration du contrat final. Toutefois, ils doivent être adaptés à l'usage précis que l'on souhaite en faire sous peine de s'attirer de gros ennuis.

On trouve deux types de modèles de contrat sur le Web :

• Des contrats généraux pour une situation donnée : souvent accompagnés de clauses complémentaires et de notices que le rédacteur du contrat doit adapter.
• Mais aussi des contrats très spécifiques, mis à disposition tels quels, et qui peuvent se révéler inadaptés. En effet, en droit, chaque cas est particulier et avant de rédiger un contrat, il convient de bien analyser la situation et de prévoir les aléas éventuels.

On peut donc se servir facilement des contrats types en ligne comme base de travail à l'élaboration de ses contrats. En revanche, utiliser un contrat type spécifique sans travailler à son adaptation au cas particulier peut être dangereux. De plus, le cadre juridique évolue sans cesse et il est indispensable de vérifier que le document utilisé est toujours valable.

En bref, les contrats types sont utiles pour des relations contractuelles simples ou pour servir de base de travail. Dans un cas de figure plus complexe, ou sans aucune base de connaissance juridique, il est bon de s'adresser à un juriste ou à un avocat qui saura produire un document parfaitement adapté.

Exemple de site :

Aide à la rédaction de contrats gratuite : Le journal du droit social
Modèles de contrats payants validacte.com

Partager et vendre ses propres modèles de document

En consultant les modèles de documents disponibles en ligne, on gagne du temps, en vendant en ligne ses propres modèles de document, on gagne de l'argent tout en partageant son savoir !

Sur oboulo.com et oodoc.com, il est possible de diffuser ses propres modèles de document, qu'ils soient administratifs, professionnels ou scolaires.

Pour partager et vendre vos documents, il faut tout d'abord s'inscrire en indiquant mail et mot de passe, c'est gratuit.

Sur oboulo.com, vous choisissez ensuite votre type de rémunération (10€ par document publié, 5€ par document publié + 10% des ventes ou 50% par vente), vous uploadez les documents que vous souhaitez mettre en ligne. Cliquez sur Envoyer et c'est en ligne. Votre interface personnelle vous permet de suivre l'état de votre compte, vos publications, vos parainages, vos éventuelles demandes d'assistance.

Sur oodoc.com, vous devez d'abord renseigner vos coordonnées pour pouvoir envoyer vos documents. Avant leur publication, vos documents sont examinés par un comité de lecture suivant plusieurs critères (pertinence, style,orthographe,...). Le comité de lecture fixe ensuite un tarif : 1.80€, 3.60€ ou 5.40€ pour un document classique ou plus. Une fois publié, il est tout à fait possible de modifier votre document initial.

Pour plus de précisions sur le fonctionnement de ces sites, consultez la Foire Aux Questions sur oodoc.com et les conditions d'inscription et de rémunération sur oboulo.com.